Nguyên tắc cơ bản trong quản lý phòng thử nghiệm
Nguyên tắc cơ bản trong quản lý phòng thử nghiệm
Đã bao giờ bạn cảm thấy chưa sẵn sàng khi bắt đầu với vị trí quản lý phòng thử nghiệm nghiên cứu chưa?
Khi chọn nghề nghiên cứu, lí do thường thấy là vì chúng ta hào hứng với thế giới xung quanh và muốn khám phá sự sống ở cấp độ phân tử. Thêm nữa, chúng ta muốn tự do trong việc chọn lĩnh vực nghiên cứu của mình và tìm hiểu về chủ đề chúng ta quan tâm nhất.
Chúng ta muốn được ở trung tâm của phòng thử nghiệm (PTN) – chỉ đạo các thí nghiệm, phân tích dữ liệu và viết báo cáo nghiên cứu – nhưng rồi nhận thấy mình bận rộn làm các công việc khác – đặt mua thuốc thử, đi họp hành, làm tất cả mọi việc trừ việc nghiên cứu.
Chúng ta nhận ra rằng vị trí quản lý PTN không chỉ là tìm được những phát kiến vĩ đại, mà còn là quản lý một doanh nghiệp nhỏ. Trong khi các nhà khoa học cần sử dụng kĩ năng quản lý PTN hàng ngày, chúng không hề được trực tiếp dạy cho các nhà nghiên cứu trẻ mà họ phải học lại từ đồng nghiệp. Thông qua việc học hỏi những người có nhiều kinh nghiệm, nhưng cách này vẫn có những hạn chế của nó.
Kĩ năng quản lý PTN có thể và nên được học theo cách trực tiếp hơn.
“Các quản lý PTN thường được bổ nhiệm từ vị trí chuyên viên kĩ thuật”, Rodney Forsman, cựu Chủ tịch Hiệp Hội Quản Lý PTN Lâm Sàng đồng thời là Giáo sư thỉnh giảng tại Trường Y Khoa Mayo Clinic ở Rochester, Minnesota nói. “Nếu một cá nhân có khả năng tiếp thu kiến thức khoa học về y khoa trong PTN thì họ hoàn toàn có thể học được các kĩ năng quản lý cần thiết, nếu họ có mong muốn và năng lực để làm tốt điều đó.”
Các kĩ năng quản lý rất quan trọng đối với tất cả các ngành nghề liên quan đến nghiên cứu khoa học. Dù bạn làm việc tại bàn nghiên cứu hay ngoài hiện trường, khả năng sắp xếp công việc và giám sát những người bạn phụ trách là cực kỳ cấp thiết.
Kĩ năng quản lý có thể chia làm 4 nhóm chính:
- Lập kế hoạch cho phép quản lý PTN biết được phương hướng hoạt động của PTN
- Tổ chức cũng là một nhiệm vụ quan trọng của quản lý PTN, do họ cần xác định nhân sự nào thực hiện dự án và kĩ thuật nào, quản lý tiến độ và ngân sách cho nhiều dự án khác nhau, và cập nhật nghiên cứu mới trong các lĩnh vực.
- Lãnh đạo là một nhiệm vụ cực kỳ thiết yếu của quản lý PTN, vì việc này sẽ giúp xác định nhịp độ và môi trường làm việc của PTN. Kĩ năng lãnh đạo tốt có thể tạo được cảm hứng cho các thành viên trong PTN hướng tới sự năng suất và sáng tạo, đồng thời giúp các thành viên phối hợp làm việc với nhau.
- Kiểm soát một PTN liên quan đến việc đánh giá các thành viên của PTN, tiến độ của các dự án và khả năng giải quyết vấn đề phát sinh.
Lập kế hoạch: Xem xét toàn cảnh
Với tất cả những trách nhiệm quản lý PTN liên đới, việc đảm bảo thực hiện tất cả các nhiệm vụ nhiều khả năng sẽ làm mất đi tầm nhìn đối với mục tiêu lớn hơn.
Lời khuyên phổ biến từ các chuyên gia đó là có chiến lược 5 năm. Nghiên cứu bởi McKinsey & Company cho thấy tất cả các PTN thành công và phát đạt đều xây dựng kế hoạch cho 3 đến 5 năm.
Trong khi các thành viên của PTN cần kĩ năng, kĩ thuật để hoàn thành các thử nghiệm cá nhân, nhiệm vụ của quản lý là đảm bảo rằng tất cả các thử nghiệm đều hướng tới một mục tiêu chung. Khả năng nhìn nhận được toàn cảnh cho phéo các thành viên PTN đánh giá tiến độ dự án và xác định các dự án tương lai. Một kế hoạch 5 năm cho phép chúng ta phân tính tiến độ nghiên cứu và giữ các mục tiêu theo đúng hướng.
Tương tự, một tuyên bố sứ mệnh có thể dẫn đường cho một phòng thí nghiệm và giữ nó theo đúng hướng. Nhắc nhở rằng sứ mệnh của PTN, ví dụ là sức khoẻ của trẻ em, giúp bạn nhận ra những đầu công việc nào để hoàn thành kế hoạch và trở nên năng suất hơn. Khi gặp khó khăn, một tuyên bố sứ mệnh sẽ giúp bạn và các thành viên PTN ghi nhớ lí do tại sao bạn lại nghiên cứu khoa học và tại sao dự án của bạn lại quan trọng.
Ngoài ra, các nhà khoa học rất thích đặt câu hỏi, nhưng đôi khi có thể khiến các nhà nghiên cứu đi lạc hướng và rơi vào hỗn loạn. Tuyên bố sứ mệnh có thể giúp bạn lên kế hoạch thử nghiệm để không bị lãng phí thời gian theo đuổi nghiên cứu không đáng kể hoặc chưa đủ phù hợp.
Tổ chức, sắp xếp: Không chỉ đơn giản là bàn làm việc sạch sẽ
Việc tổ chức xuất hiện dưới rất nhiều dạng trong quản lý PTN. Thời gian, nhân lực và khu vực PTN đều cần được sắp xếp và tổ chức để các nghiên cứu diễn ra thuận lợi. Trong một ngày sẽ không bao giờ có đủ thời gian để hoàn thành tất cả mọi việc bạn mong muốn, vì vậy điều quan trọng là biết thời điểm để nói không.
Các cuộc họp trong PTN là một cách hay để giúp cả nhóm có tổ chức và tập trung vào mục tiêu của mình. Họp với cả nhóm sẽ giúp các thành viên PTN biết rõ các sự kiện xảy ra trong PTN. Đó cũng là dịp tốt để động não và tìm hướng xử lý các sự cố.
Nghiên cứu của McKinsey & Company về các PTN thành công cũng cho thấy rằng các PTN hàng đầu tổ chức họp thường xuyên, cả họp chính thức và không chính thức. Gặp mặt 1-1 cũng rất quan trọng đối với cả thành viên PTN và quản lý, để có thể thảo luận chi tiết hơn về các thử nghiệm và các vấn đế hiện có.
Tuy nhiên, các cuộc họp trong PTN có thể trở thành tốn thời gian không hiệu quả nếu chúng không được tổ chức hợp lý. Một bản nội dung cuộc họp có thể giúp tập trung thảo luận và tránh việc cần phải tổ chức quá nhiều cuộc họp cho một vấn đề duy nhất. Biên bản các cuộc họp PTN cũng có thể được dùng để đánh giá tiến độ nghiên cứu.
Lãnh đạo với phong cách
Nhiều nhà khoa học và nhà quản lý đã nhấn mạnh rằng không phải tất cả các nhà lãnh đạo thành công đều giống nhau. Bước đầu tiên để khám phá tiềm năng lãnh đạo đó là nhận ra phong cách lãnh đạo của bạn. Có rất nhiều nguồn trên internet có thể giúp bạn phân tích cách lãnh đạo của hình. Sau đó bạn có thể tập trung vào điểm mạnh và điểm yếu của phong cách lãnh đạo đó và cải thiện nó.
Hơn nữa, bạn có thể so sánh phong cách lãnh đạo của mình với loại hình bạn muốn hướng tới. Forsman chia sẻ: “Tìm được một nhà cố vấn thành công là rất lợi thế vì người đó có thể không chỉ là hình mẫu cho hành vi của bạn, mà còn là người lắng nghe và đưa ý kiến cho những vấn đề mà trước đó bạn chưa có kinh nghiệm giải quyết. Nhà cố vấn nên có kiến thức và kinh nghiệm rộng hơn lĩnh vực PTN, nhất là khi đối mặt với các vấn đề về quy tắc của một tổ chức và các đối tượng chính bên ngoài có liên quan đến PTN.”
Jon Lorsch, trước đây từng là giáo sư tại trường Y Khoa thuộc Đại học Johns Hopkins và hiện là Giám đốc của Viện Khoa Học Y Khoa Quốc Gia, khuyên rằng chúng ta nên tối ưu quá phong cách quản lý đối với từng thành viên của PTN. Theo ông, không thể dùng cách động viên hay giúp đỡ chung đối với tất cả mọi người. Ví dụ, một số người khi được quan tâm thì sẽ phản ứng rất tốt. Nhưng một số người khác thích có thêm thời gian để suy nghĩ về dữ liệu hoặc thử nghiệm tiếp theo họ sẽ làm. Do đó cần phải thay đổi cách động viên để phù hợp đối với mỗi người trong PTN.
Richard DeFrank, giáo sư ngành quản trị tại trường Kinh Doanh Bauer thuộc Đại học Houston, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc các thành viên trong PTN hiểu được rằng nhà quản lý luôn có mặt và quan tâm đến mọi người. Một cách để đạt được điều này đó là dạo quanh nơi làm việc. Mỗi ngày, hãy dạo trong PTN và đến gặp từng nhân viên.
Một điểm nữa đó là quản lý PTN nên nói đi đôi với làm. Hành động này xây dựng lòng tin và sự tôn trọng từ các đồng nghiệp. Nếu bạn mong muốn nhân viên có mặt ở PTN từ 8 giờ đến 5 giờ, thì khả năng cao họ sẽ tuân thủ nếu bạn cũng luôn có mặt ở đó từ 8 giờ đến 5 giờ.
Hầu hết các chuyên gia đều nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lắng nghe. Một nhà lãnh đạo tốt không chỉ đưa ra phương hướng chỉ đạo cho PTN mà còn biết lắng nghe ý kiến của nhân viên.
Lorsch nói: “Hãy đảm bảo rằng bạn không phải là người nói nhiều nhất trong các cuộc họp. Nếu có, đó sẽ là vấn đề.”. Ông đưa ra lời khuyên rằng quản lý nên truyền lửa và trao quyền cho các nhân viên cấp cao, nhiều kinh nghiệm để hướng dẫn và chỉ bảo cho các nhân viên cấp thấp.
Dành thời gian lắng nghe cũng rất quan trọng vì từ đó có thể thu được nhiều điều bổ ích từ các thành viên trong PTN. Một cách để thực hiện việc này đó là tổ chức các buổi thảo luận. “Các buổi thảo luận sẽ mang lại sự sáng tạo và thúc đẩy mọi người suy nghĩ về hướng nghiên cứu mới cho bản thân và cho cả nhóm, và thường sẽ thu được nhiều ý tưởng hay”, Lorsch nói. Việc này không chỉ giúp các nhân viên PTN cảm thấy được trân trọng, mà còn cho họ nhiều trải nghiệm mới. Quan trọng nhất là nó giúp nhà quản lý có được một góc nhìn khác về nghiên cứu của mình so với khi làm việc độc lập.
Cuối cùng, hãy nắm rõ thời điểm nên xả hơi và cùng nhau vui chơi. Dành thời gian để cả PTN cùng tổ chức ăn mừng dịp gì đó là một cách hay để lên tinh thần và tạo động lực để đạt được mục tiêu của PTN. Khoa học thường đi đôi với nhiều thất vọng, và sự kiên trì là thiết yếu để sinh tồn. Hãy dành thời gian nghỉ ngơi, tận hưởng thành tựu của mình để tạo năng lượng cho bạn và các thành viên trong PTN cùng bước tiếp. Lorsch bổ sung: “Đừng quên sự dí dỏm. Đó có lẽ là lời khuyên quan trọng nhất của tôi dành cho bạn.”
Kiểm soát: Đảm bảo rằng các nhân viên của mình thành công
Quản lý một PTN nghĩa là sẽ có lúc mọi chuyện đi sai hướng và bạn là người giải quyết nó.
Các nhà quản lý thường than thở rằng ất cả các vấn đề đều đi bằng 2 chân. Điều này thể hiện rõ tầm quan trọng của việc luôn phải mài dũa kĩ năng của mình.
Một trong những phương pháp tốt nhất để ngăn chặn vấn đề với nhân viên của mình đó là nói về các tiêu chuẩn và kì vọng ngay từ đầu. Mỗi thành viên của PTN có trình độ và nền tảng học vấn khác nhau. Hầu hết các vấn đề nảy sinh đến từ việc thiếu trao đổi về các tiêu chuẩn và kì vọng. Nếu không làm rõ những điểm này, bạn không thể hi vọng các nhân viên PTN thực hiện công việc theo đúng cách bạn muốn. Các tiêu chuẩn trong PTN cũng luôn phải được duy trì.
DeFrank và Lorsch đều nhắc tới việc khích lệ nhân viên PTN thông qua thưởng thay vì phạt. “Khi ai đó làm tốt, hãy nhớ rằng luôn khen ngợi họ”, Lorsch nói. “Khi công việc bị chậm lại, hãy động viên và đưa ra lời khuyên”. Con người thường làm việc năng suất và tốt hơn khi họ hạnh phúc và có động lực hướng tới mục tiêu hơn là sợ hãi sự trừng phạt.
Cuối cùng, hãy để nhân viên PTN có sự kiểm soát đối với công việc của riêng họ. Cảm giác tự hào và làm chủ sẽ giúp khích lệ nhân viên lâu dài, và bạn có thể có thêm thời gian để giải quyết các vấn đề khác.
Điểm mấu chốt giúp bạn quay lại với lĩnh vực khoa học mình đam mê đó chính là quản lý PTN đúng cách thông qua việc lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Quản lý có thể mất công sức, nhưng những gì thu được sẽ rất có ích cho bạn và các thành viên của PTN. Hãy nhớ rằng: nếu học được khoa học thì bạn có thể học được cách quản lý PTN.
(Theo labmanager.com)
